Order Status Explanation (Internal Use Only)

Audience: Agents & Admins only
Visibility: Internal
Used for: Zendesk ticket replies, internal clarification, training

Order Status Overview

Win Store Co., Ltd. တွင် hybrid retail model (Online + Showroom + Manual Orders) အသုံးပြုထားသောကြောင့် order status များသည် system + manual process ပေါင်းစပ်ထားပါသည်။

1. Pending / Awaiting Confirmation

Meaning:

• Order တင်ပြီးပြီ

• Payment / Address / Phone verification မပြီးသေးပါ

Common reasons:

• Cash on Delivery (COD) → Phone verification မပြီးသေး

• Manual order (Facebook / Phone / Showroom)

• Bank transfer / credit payment confirmation မရသေး

Agent action:

• 📞 Phone number & address verify

• 💬 Payment method confirm

• ❗ မဆက်သွယ်နိုင်ပါက order ကို hold

2. Confirmed

Meaning:

• Order details အားလုံး confirm ပြီး

• Payment method အတည်ပြုပြီးသား

Includes:

• COD → Phone & address verified

• Prepaid → Payment received

• Credit payment → Approved by finance

Agent note:

• Customer ကို Order Confirmation email / message ပို့ပြီးသားဖြစ်ရမည်

3. Processing / Preparing Order

Meaning:

• Warehouse / showroom မှ item picking & packing လုပ်နေသောအဆင့်

Common cases:

• Stock transfer between branches

• Multiple items / multiple locations

• Custom / special items

Agent action:

• ETA ကို customer ကို မpromise မလုပ်ရန်

• “Preparing for shipment” ဟု standard reply သုံးရန်

4. Shipped / Out for Delivery

Meaning:

• Order ကို delivery partner ထံလွှဲပြီးပြီ

• Tracking number ရရှိပြီး

Important COD rule:
💵 Cash on Delivery (COD)

• Delivery staff သည် Win Store staff မဟုတ်ပါ

• Local delivery service မှ cash collection လုပ်ပါသည်

Agent reminder:

• COD customer ကို
  👉 “Delivery staff ထံ cash ဖြင့်ပေးချေရပါမည်” ဟု ပြောရန်

5. Delivered

Meaning:

• Customer ထံ order အောင်မြင်စွာပို့ဆောင်ပြီး

• COD → Cash collected

• Prepaid → Delivery completed

After delivery:

• System auto update / manual update

• Warranty / after-sales support စတင်နိုင်

6. On Hold

Meaning:

• Issue တစ်ခုခုကြောင့် order ကို ယာယီရပ်ထား

Common reasons:

• Phone unreachable

• Address incomplete

• Payment issue

• Stock unavailable

Agent action:

• Customer ကို contact attempt record ထားရန်

• Clear resolution မရပါက supervisor escalate

7. Cancelled

Meaning:

• Customer request

• Verification failure

• Payment not completed within allowed time

Important note:

• Shipped order ကို cancel မလုပ်နိုင်

• COD refusal → handled as delivery issue

8. Returned / Failed Delivery

Meaning:

• Customer မလက်ခံ

• Address incorrect

• COD refusal at door

Agent action:

• Reason log ထားရန်

• Refund / re-delivery policy အတိုင်း ဆက်လုပ်ရန်

Key Internal Notes (VERY IMPORTANT)

• 🚫 Agents must NOT promise exact delivery date unless confirmed

• 🚫 Agents must NOT say “our staff will collect COD”

• ✅ Always follow standard wording

• ✅ Use this article to align replies across teams